Внутрішнє розслідування на підприємстві

Автор: Сергій Чумак, адвокат
Перевірено: Адвокатське об'єднання "Чумак і Партнери"
Оновлено: липень 2026

Саме з такими історіями до мене й приходять. Перше питання роботодавця завжди одинакове: "А ми маємо право самі розбиратись?" Маєте. Але діяти треба за законом і власними політиками. Інакше зібрані матеріали можуть втратити доказову вагу ще до звернення до поліції чи суду.

Те, що бізнес звично називає службовим розслідуванням на підприємстві, у приватному секторі доцільніше звати внутрішнім розслідуванням. Різниця в термінах має практичне значення, адже допомагає не змішувати корпоративну процедуру з перевірками держорганів та оперативно-розшуковою діяльністю.

Перед вами робоча інструкція адвоката, а не теорія з підручника. Я зібрав тут порядок дій, який сам проходжу з клієнтами, коли на підприємстві зникають гроші, а керівник хоче покарати винного, але не наламати дров, за які потім відповідатиме вже він. Матеріал призначений для HR-директорів, директорів з безпеки і власників, які прагнуть діяти законно та повернути гроші.

Внутрішнє розслідування на підприємстві допомагає роботодавцю встановити факт порушення, його обставини та причетних осіб. Роботодавець може провести його сам або створити комісію наказом керівника, якщо таку модель передбачають внутрішні документи чи її обрали для конкретного випадку. Результат можна оформити актом і використати для ухвалення рішення про дисциплінарне стягнення або звернення до поліції.

На практиці все відбувається так. Ви отримали сигнал, що працівник припустився порушення. Треба з'ясувати, що саме сталося, хто причетний, про яку суму йдеться та чи є ознаки злочину. КЗпП дає роботодавцю два основні інструменти - догану або звільнення за ст. 147 КЗпП України, якщо спеціальне законодавство для відповідної категорії працівників не передбачає іншого. Подальші дії роботодавець обирає залежно від ситуації: вимагати відшкодування шкоди, подати заяву до поліції або поєднати обидва варіанти.

Головне пам'ятати, що йдеться про внутрішню процедуру з чіткими правилами, а не про приватну інквізицію. Порушення закону або власного регламенту послаблює доказову позицію роботодавця.

Службове розслідування за Порядком №950 стосується визначеного ним кола осіб у публічному секторі. Приватний роботодавець проводити внутрішнє розслідування за нормами КЗпП і власними політиками. Тому фразу "службове розслідування на підприємстві" варто сприймати як розмовну назву внутрішньої перевірки. Для приватного бізнесу точнішим буде термін "внутрішнє розслідування".

Плутанина між термінами "внутрішнє розслідування", "службове розслідування" і "оперативно-розшукова діяльність" створює для бізнесу доказові й процедурні ризики. Ці процедури мають різних суб'єктів і спричиняють різні правові наслідки. Роботодавець може вважати, що формулювання в наказі не має ваги, але суд з'ясовуватиме, хто, на якій підставі та в який спосіб збирав матеріали, а також чи не порушила компанія закон або власні правила.

Що таке службове розслідування за Порядком №950

Спеціальне правове значення терміна "службове розслідування" визначає Порядок проведення службового розслідування, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 13.06.2000 № 950 у редакції від 25.03.2023. Процедура поширюється на визначене Порядком коло осіб, до яких застосовують відповідні антикорупційні та службові правила. На звичайне приватне підприємство Порядок №950 прямо не поширюється. Кадровики можуть використовувати його лише як орієнтир, коли компанія не має власного внутрішнього регламенту.

Типова помилка HR має такий вигляд. У наказі приватного підприємства пишуть "провести службове розслідування", хоча для бізнесу точнішим буде інший термін.

Приватному бізнесу варто проводити внутрішнє корпоративне розслідування за нормами КЗпП, власними політиками та з урахуванням правил процесу, у якому надалі використовуватимуть матеріали. Ви не оперативний підрозділ і не держорган. Не грайте у слідчих. Дійте як коректний роботодавець, який вчасно фіксує порушення і передає справу професіоналам, коли бачить ознаки злочину.

Запускати розслідування зі словами "бо так відчувається" не можна. Потрібен конкретний тригер, подія або сигнал, який можна задокументувати. Зволікання довше ніж два тижні ускладнює роботу: докази втрачаються, свідки звільняються, а строк за КЗпП спливає з дня виявлення.

Тригери повторюються з проєкту в проєкт. Тому компанії, які регулярно проходять кримінально-правовий аудит бізнес-процесів, бачать ці сигнали заздалегідь, а не постфактум.

Коли розслідування не потрібне? Коли винний відомий, є зізнання та підтверджені факти, а збиток незначний. За таких обставин комісія лише витрачатиме час. У решті випадків дійте за процедурою.

Якщо роботодавець обирає комісійну модель, на практиці до складу комісії доцільно включити 3-5 осіб і призначити їх наказом керівника. Робочий склад може охоплювати голову, HR-представника і фінансового фахівця, а за потреби також службу безпеки та зовнішнього юриста. Підлеглих і родичів підозрюваного до комісії краще не включати. Їхня участь підриває об'єктивність і може стати аргументом під час оскарження.

Уникнути проблем під час оскарження допомагають два рішення. По-перше, у наказі про створення комісії треба зазначити її членів поіменно, а не написати "начальник такого-то відділу". По-друге, прямого керівника фігуранта доцільно не включати до складу комісії.

Кожен із трьох кодексів виконує окрему функцію. КЗпП визначає дисциплінарну процедуру і строки. КК кваліфікує кримінальні правопорушення, пов'язані з розкраданням. КПК регулює збирання та використання доказів у кримінальному провадженні. У трудовому або цивільному спорі матеріали оцінюють за правилами відповідного виду судочинства.

Окремо розглянемо КПК. За ч. 1 ст. 84 доказами визнають фактичні дані, отримані у передбаченому цим Кодексом порядку, а серед процесуальних джерел названо документи. Матеріали внутрішнього розслідування можна подати як документи. Проте їхнє доказове значення, належність і допустимість визначають слідчий, прокурор або суд з урахуванням походження та способу отримання.

Порушення послідовності часто призводить до того, що суд визнає стягнення незаконним або зібрані матеріали неналежними. Тому значення має кожен етап.

Фіксація тригера

Першим документом має стати службова записка або акт виявлення від особи, яка першою побачила проблему. У ньому зазначають дату, час, автора документа та суть виявлених обставин. Без цього документа хронологія "пливе", а роботодавцю складніше довести, коли він виявив проступок і коли почався відлік строку за ст. 148 КЗпП.

Наказ про проведення розслідування

Якщо роботодавець обирає комісійну модель, керівник видає наказ і зазначає в ньому підставу, склад комісії поіменно, предмет та строк розслідування. Дата наказу фіксує офіційний початок внутрішньої процедури. Наказ визначає повноваження комісії за внутрішніми правилами компанії, але не надає їй повноважень правоохоронного органу.

Формування комісії

Члени комісії ознайомлюються з наказом під підпис. Голова розподіляє ділянки роботи. Одразу варто зафіксувати, хто отримає доступ до чутливих систем, зокрема бухгалтерії, CRM і логів безпеки.

Збір документів

Комісія збирає первинні документи, накладні, виписки, службову переписку, записи відеоспостереження та журнали доступу. Кожен документ вносять до реєстру із зазначенням дати отримання.

За ч. 2 ст. 84 КПК України процесуальними джерелами доказів є показання, речові докази, документи і висновки експертів. Ваш акт можна подати як документ, але його процесуальний статус, належність і допустимість визначають у конкретному провадженні з урахуванням змісту, походження та способу отримання.

Опитування працівників

До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення за ст. 149 КЗпП України. Працівникові треба належно запропонувати їх надати. Водночас його відмова сама по собі не блокує подальшого рішення роботодавця. Відмову доцільно зафіксувати окремим актом за участю кількох осіб.

На практиці раджу діяти так. Спочатку вручіть письмове запрошення надати пояснення з переліком конкретних питань. Працівник має поставити підпис про отримання. Інший варіант - надіслати документ рекомендованим листом. Якщо працівник відмовився, складіть акт за участю кількох осіб. Отримані пояснення долучіть до матеріалів.

Складання акта

Комісія готує підсумковий акт, у якому описує тригер, наводить перелік доказів і хронологію опитувань, робить висновок про наявність або відсутність порушення та формулює рекомендацію керівнику. Акт підписують усі члени комісії. Окрему думку оформлюють додатком.

Управлінське рішення

На підставі акта керівник вирішує, чи застосовувати дисциплінарне стягнення, вимагати відшкодування шкоди, звертатися до поліції або поєднати кілька заходів. Стягнення оформлюють наказом, з яким працівника ознайомлюють під розписку за ст. 149 КЗпП України.

У комісійній моделі внутрішне розслідування зазвичай спирається на два основні документи - наказ і акт. Наказ керівника організовує процедуру та визначає повноваження комісії за внутрішніми правилами. Підсумковий акт фіксує факти, докази й висновок, який згодом можуть читати керівник, слідчий або суддя. Акт допомагає обґрунтувати рішення роботодавця і може бути поданий як документ у суді, тому його структуру варто продумати заздалегідь.

За роки роботи я не раз бачив, як недбало складений акт руйнував позицію роботодавця в суді швидше, ніж брак доказів. Тому обидва документи треба готувати за чіткою структурою від першого дня.

Наказ про проведення розслідування

Для наказу про проведення розслідування немає затвердженої державної форми, але практика сформувала робочий мінімум. У документі доцільно передбачити такі реквізити:

Акт за результатами розслідування

Акт службового розслідування, який у приватному бізнесі коректніше називати актом внутрішнього розслідування, можна орієнтувати на структуру з пункту 12 Порядку №950. На практиці документ доцільно поділити на такі блоки:

Коли керівник вводить у пошуку "акт службового розслідування зразок", він майже завжди натрапляє на державну форму за Порядком №950, розроблену для антикорупційної процедури, а не для приватної фірми. Для звичайної компанії така форма надлишкова. Її доводиться адаптувати до КЗпП і власних політик. Інакше документ виглядає казенно, містить непотрібні реквізити й не описує дій, які комісія виконувала насправді.

Комісія потрібна не завжди. За дрібного й очевидного проступку роботодавець може обмежитися письмовими поясненнями та рішенням без створення комісії. Раджу спрощувати процедуру лише тоді, коли шкода незначна.

Звичайний приватний роботодавець не має права відсторонити працівника лише через те, що триває перевірка. Закон дозволяє відсторонення від роботи тільки на підставах зі статті 46 КЗпП та в інших випадках, прямо передбачених законодавством. Сама фраза "триває розслідування" не створює універсальної підстави.

Підстави за статтею 46 КЗпП

Стаття 46 КЗпП дозволяє відсторонення у кількох ситуаціях: поява на роботі у нетверезому стані чи стані наркотичного або токсичного сп'яніння, відмова або ухилення від обов'язкових медоглядів, навчання та інструктажу з охорони праці, проведення службової перевірки у випадках, передбачених для підприємств стратегічного значення та об'єктів критичної інфраструктури, а також інші випадки, прямо передбачені законодавством.

Останню підставу треба читати уважно. Службова перевірка не дає права відсторонити працівника будь-якої приватної компанії, хоча оператор критичної інфраструктури може мати приватну форму власності. Тому для звичайного бізнесу відсторонення "до з'ясування" найчастіше буде незаконним. Компанії зі спеціальним статусом мають окремо перевіряти наявність підстав. Я раджу відстороняти працівника лише тоді, коли закон прямо це дозволяє.

Оплата за час відсторонення

Оплата періоду відсторонення залежить від конкретної підстави, тому категоричних формулювань краще уникати. Законне відсторонення за загальним правилом може не оплачуватися, якщо спеціальна норма або умови конкретної ситуації не передбачають іншого. Якщо відсторонення виявиться безпідставним, суд за статтею 235 КЗпП може стягнути з роботодавця середній заробіток за час вимушеного прогулу працівника.

Скільки часу у вас насправді є? Строк розслідування залежить від строку застосування дисциплінарного стягнення. Він становить один місяць з дня виявлення проступку без урахування часу хвороби або відпустки працівника, але не може перевищувати шести місяців з дня вчинення проступку за ст. 148 КЗпП України. Якщо спливе хоча б один із цих строків, стягнення стане незаконним, навіть коли вину доведено повністю.

Що станеться, якщо пропустити місячний строк? Роботодавець уже не зможе застосувати догану чи звільнення за цим епізодом. Водночас справа не втрачає всіх перспектив. Вимога про відшкодування шкоди і заява до поліції діють окремо, за іншими правилами та строками. Проте простий і швидкий дисциплінарний інструмент буде втрачено.

Працівник, якого перевіряють, зберігає загальні трудові права. Внутрішня процедура має давати йому реальну можливість висловитися і подати власні матеріали. Право на відвід члена комісії, подання спеціальних клопотань чи участь адвоката варто прямо передбачити внутрішнім положенням, якщо роботодавець хоче зробити процедуру стійкішою до оскарження.

Дотримання цих правил захищає обидві сторони. Коли працівник бачить, що йому дають висловитися, не тиснуть і проводять перевірку прозоро, він рідше звертається до суду. Якщо спір усе ж виникне, компанія зможе надати документи, які підтверджують чесний перебіг перевірки. Тому процедурні гарантії захищають роботодавця не менше, ніж самого працівника.

За результатами розслідування роботодавець може застосувати дисциплінарне стягнення, вимагати відшкодування завданої шкоди або звернутися до поліції. Ці три шляхи не виключають один одного і часто застосовуються паралельно.

Найшвидше роботодавець може застосувати дисциплінарну процедуру. Для більшості працівників за порушення трудової дисципліни закон передбачає догану або звільнення за ст. 147 КЗпП України, хоча для окремих категорій спеціальні акти можуть встановлювати інші стягнення. Закон не передбачає штрафів, "позбавлення премії як стягнення" чи "останнього попередження" з відповідними правовими наслідками. За статтею 149 КЗпП на одне порушення можна накласти лише одне дисциплінарне стягнення.

Матеріальна відповідальність дає змогу повернути гроші, але застосовується за спеціальними нормами КЗпП. Роботодавець має довести пряму дійсну шкоду, протиправну поведінку, вину працівника, причинний зв'язок і законні межі відповідальності. У передбачених статтею 136 КЗпП випадках роботодавець може видати розпорядження про стягнення в межах середнього місячного заробітку. В інших випадках питання вирішує суд. Акт розслідування, інвентаризаційні відомості та первинні документи допомагають обґрунтувати позицію підприємства, але не замінюють доказування всіх складників матеріальної відповідальності.

Кримінальний напрям стає актуальним, коли з'являються ознаки злочину. Саме на цьому етапі грамотний кримінальний захист бізнесу під час подання заяви до поліції допомагає правильно передати зібрані комісією матеріали. У корпоративних справах кваліфікація може відбуватися за статтями 185, 190 або 191 КК України. Ст. 185 передбачає відповідальність за таємне викрадення чужого майна. Ст. 190 стосується заволодіння майном шляхом обману чи зловживання довірою. Ст. 191 охоплює привласнення чи розтрату ввіреного майна або заволодіння ним шляхом зловживання службовим становищем. Тому для кваліфікації важливі не назва посади чи сам факт матеріальної відповідальності, а повноваження особи та її юридичний зв'язок із майном.

Конкретні санкції залежать від розміру шкоди, кваліфікуючих ознак і редакції КК на момент вчинення. У 2022-2026 роках Кримінальний кодекс змінювався кілька разів. Тому я принципово не називаю цифр без прив'язки до справи. Адвокат зможе оцінити перспективи після ознайомлення з матеріалами.

Ще один практичний момент стосується конфіденційності. Інформація, яка стає відома адвокату у зв'язку з наданням правничої допомоги, а також визначені законом комунікації й документи можуть охоронятися адвокатською таємницею. Проте залучення адвоката не перетворює автоматично всю бухгалтерію, відеозаписи та корпоративні матеріали на захищений масив. Тому предмет доручення і режим роботи з документами треба визначити заздалегідь.

Під час розслідування роботодавець не може примушувати працівника давати пояснення, самочинно обшукувати його особисті речі, незаконно втручатися у приватне життя чи шантажувати звільненням. Такі дії можуть порушувати Конституцію та законодавство про персональні дані, послаблювати доказову позицію і створювати окремі ризики для роботодавця. Допустимість конкретних матеріалів оцінює суд.

Чорний список, який отримує кожен клієнт: