"У справах про полон або зникнення безвісти головний ризик - втратити час і "розсипати" докази по неофіційних каналах. Найкраща стратегія для родини - паралельно зафіксувати подію, подати дані в НІБ і підтримувати комунікацію з Координаційним штабом через офіційні інструменти". - Сергій Чумак, засновник АО "Чумак і Партнери"
Автор: Сергій Чумак, адвокат, керуючий партнер АО "Чумак і Партнери", 14+ років практики
Контакт: +38 (067) 82 999 82
Фактична перевірка контактів: оновлено 16 лютого 2026 року
Ролі НІБ і Координаційного штабу
Починати слід з розуміння ролей. НІБ (Національне інформаційне бюро) веде реєстрацію та облік даних. Координаційний штаб з питань поводження з військовополоненими (КШППВ) супроводжує, консультує і координує. Звернення в обидві структури зменшує ризик того, що дані "загубляться" або виявляться неповними.
У перші години родина часто отримує уривкову інформацію. Завдання - зафіксувати мінімум фактів, подати їх офіційно і далі додавати підтвердження вже після первинної реєстрації.
Хто за що відповідає: НІБ vs КШППВ
НІБ збирає, приймає і систематизує інформацію про полонених, зниклих безвісти, депортованих та примусово переміщених осіб. Працює цілодобово через гарячу лінію, email, онлайн-форму та інші канали. Гаряча лінія опрацьовує тисячі дзвінків щомісяця.
НІБ - це облік і "вхід" даних (щоб інформація стала офіційно зафіксованою в системі).
КШППВ - державний координаційний механізм для організації роботи у сфері поводження з військовополоненими, комунікації з родинами та суміжних гуманітарних завдань. Координаційний штаб створено 11 березня 2022 року постановою КМУ №257. 27 лютого 2024 року повноваження розширили на звільнення цивільних, позбавлених свободи через агресію.
КШППВ - це супровід і зв'язок (куди, як і що додавати, як діяти без шкоди людині в полоні).
Нормативна база: Постанова КМУ №257 "Про утворення Координаційного штабу з питань поводження з військовополоненими", 2022
Перші 60 хвилин: мінімальний алгоритм для родини
У першу годину достатньо зробити три речі: зберегти докази, зібрати мінімум ідентифікаційних даних, підготуватися до офіційного звернення в НІБ і КШППВ.
| Що зафіксувати одразу | Приклад формату | Навіщо |
|---|---|---|
| ПІБ та дата народження | "Іваненко Іван Іванович, 01.01.1995" | Уникнення помилкових збігів у реєстрах |
| Підрозділ або в/ч | "в/ч А1234, бригада..., посада..." | Верифікація запиту |
| Останній відомий контакт або локація | "контакт 15.02.2026, район..." | Зшивання з іншими повідомленнями і доказами |
| Джерело інформації | "побратим (ПІБ/номер), відео в Telegram-каналі..." | Щоб описати доказ і перевірити його |
| Посилання або файли | URL, назва файлу, дата створення | Щоб правильно додати докази без втрати метаданих |
Гаряча лінія Координаційного штабу та контакти НІБ
Найшвидший спосіб первинного контакту - гарячі лінії. Телефонуйте, коли потрібна консультація щодо алгоритму дій, уточнення каналів подачі або перевірка, чи зафіксовано звернення.
Гаряча лінія НІБ 1648: коли телефонувати і що підготувати
1648 - гаряча лінія НІБ для звернень родин щодо полону, зникнення і депортації. Мало даних - не причина відкладати дзвінок. Причина відкласти одна: ви не готові назвати навіть ПІБ і контакт для зворотного зв'язку.
Найчастіша помилка - емоційний довгий монолог без фактів. Оператору потрібні ідентифікатори і джерела.
Повні контакти НІБ
Запит до НІБ будуйте як передачу даних для обліку плюс прохання підтвердити, чи прийнято звернення і що потрібно додати. Структура: кого шукають → що сталося → що саме передаєте як доказ → як з вами зв'язатися.
Повні контакти Координаційного штабу (КШППВ)
Куди ще звертатися
Окрім НІБ та КШППВ, існують специфічні канали розшуку.
Координація пошуку та звільнення:
+38 067 650 83 32
+38 098 087 36 01
Email: united.centre.ssu@gmail.com
Гаряча лінія в Україні: 0 800 300 155 (пн-пт 09:00-17:00)
Міжнародний номер: +41 227 303 600
Email: kyi_kyiv_Mailbox@icrc.org (Київ), dni_dnipro_mailbox@icrc.org (Дніпро), LVI_lviv_mailbox@icrc.org (Львів)
Служба розшуку: 0963044375, 0662509957
Якщо лінія перевантажена або неробочий час
Так ви зберігаєте опорну точку для подальшої комунікації і маєте підтвердження, що звернення зафіксовано.
Як правильно подати дані в НІБ та Координаційний штаб
Щоб дані не "зависли", подавайте їх як мінімальний пакет ідентифікації плюс чітко описані докази. Далі - лише оновлення і доповнення, а не дублювання того самого звернення.
Обов'язковий мінімум для заявки
Мінімум зводиться до трьох блоків:
Юридична рамка для письмових звернень: звернення має містити ПІБ, місце проживання або контакт, суть питання. Закон України "Про звернення громадян", ст. 5.
Анкета зниклого безвісти в НІБ
Заповнюйте так, щоб сторонній працівник міг ідентифікувати людину без ваших пояснень по телефону.
Якщо є відео або скрін з мережі - збережіть посилання, дату і канал, а по можливості оригінальний файл, а не пересланий.
Звернення до Координаційного штабу: що перевіряють і як доповнювати відомості
КШППВ потрібен для консультації щодо подальших дій, підказок як додавати докази без помилок і комунікації через визначені канали (гарячі лінії, регіональні центри, особистий кабінет).
Офіційний орієнтир: koordshtab.gov.ua/contacts
Як додати нові докази та описати джерело
Кожен доказ потребує "паспорта": що саме (відео, фото, скрін, свідчення) → де взято (канал, акаунт, людина) → коли з'явилось (дата і час публікації або отримання) → чому це про цю людину (голос, татуювання, жетон, інші маркери).
Під час війни головна складність - відрізнити перевірені дані від непідтверджених повідомлень. Якість і відтворюваність джерела мають значення.
Юридичний мінімум: виплати та підтвердження статусу
Для отримання грошового забезпечення родині подайте заяву безпосередньо на ім'я командира військової частини (Постанова КМУ №884 від 30.11.2016).
Для офіційного підтвердження статусу і оформлення пільг працює Комісія з питань встановлення факту позбавлення особистої свободи (Постанова КМУ від 15.11.2022 №1281). Довідку для Комісії видає НІБ або силова структура (Постанова КМУ №55 від 20.01.2023).
Особистий кабінет Координаційного штабу
Онлайн-подача через особистий кабінет дозволяє не втрачати документи, мати номер звернення і додавати файли під контролем. Для родини це зручніше, ніж багаторазові дзвінки.
Варіанти авторизації: BankID або Дія.Підпис
Найчастіше доступні два варіанти: BankID або Дія.Підпис. Обирайте той, який реально працює на вашому пристрої і підтверджує особу без помилок.
Якщо авторизація не проходить, спробуйте: інший браузер або телефон; перевірте, чи активний Дія.Підпис; повторіть спробу в неробочі години (менше навантаження на сервіс).
Покрокова реєстрація
Подача анкет і документів через кабінет
Подавайте файли так, щоб їх можна було прочитати без додаткових пояснень:
Якщо файл "важкий" - зробіть копію з меншою вагою, але оригінал не знищуйте.
Безпечне користування кабінетом
Передавайте доступ до кабінету лише тим родичам, які реально ведуть комунікацію. Пароль зберігайте в менеджері паролів. Якщо доступна двофакторна автентифікація - увімкніть її.
Витік доступу до акаунтів родини - типова точка входу для шахраїв, які підміняють переписку та контакти. Це не абстрактний ризик: такі схеми фіксуються регулярно.
Перевірка статусу полоненого в НІБ: що означають відповіді
Статус - це не "вирок" і не гарантія обміну, а службова позначка про етап обробки та наявність або якість відомостей. Читайте його як інструкцію: що робити далі.
Де дивитися статус і як часто він оновлюється
Статус ви отримуєте:
Оновлення прив'язані до надходження перевірених даних, а не до календаря. Закладайте це в очікування.
Що робити, якщо статус не змінюється: оновлення даних без дублювання заяв
Якщо статус довго не змінюється - не подавайте нову заяву з нуля. Подайте доповнення:
З практики: одна родина подала чотири однакові звернення різними каналами - дані "роз'їхались" у формулюваннях. Після того як зібрали один уніфікований опис обставин і попросили рахувати попередні звернення дублями, комунікація вирівнялась. Родина отримала зрозумілий перелік того, які підтвердження ще потрібні.
Як отримати витяг або довідку з реєстру
Витяг або довідка можуть знадобитися для подальших юридичних процедур (виплати, підтвердження факту звернення) і комунікації з іншими органами.
Запитуйте офіційно і письмово - з реквізитами звернення і вашими документами про спорідненість. Перевіряйте в отриманому документі: правильність ПІБ і дати народження, дату реєстрації звернення, відповідність опису обставин тому, що ви подавали. Якщо є помилка - одразу подайте уточнення, щоб не закріпити неправильну ідентифікацію.
| Статус у НІБ або відповіді | Що означає | Що робити далі |
|---|---|---|
| Обліковано | Дані прийнято та внесено до обліку | Перевірити коректність; зберегти номер звернення; готувати доповнення за потреби |
| Є відомості | Надійшла інформація з джерел, може потребувати уточнення | Додати ідентифікаційні дані; уточнити обставини; дати контакти свідків |
| Зниклий безвісти | Офіційно фіксується факт зникнення без підтвердження полону | Оновлювати дані при появі нових доказів; не публікувати чутливу інформацію |
| Ймовірно або можливо в полоні | Є непрямі підтвердження - відео, свідки тощо | Передати джерела і метадані; паралельно комунікувати з КШППВ |
Регіональні представництва Координаційного штабу
Особисті консультації в регіональних центрах корисні, коли родині складно зібрати документи, потрібна перевірка контактів або є ризики шахрайства.
Східний регіон (Харківська та ін. обл.): 0 800 300 176
Центральний (Вінницька та ін.): 0 800 200 606
Західний: 0 800 300 541
Південний: 0 800 200 202
Повний перелік адрес, міст і графік запису перевіряйте на офіційній сторінці
Інформаційна безпека для родин: що публікувати не варто і як не стати жертвою шахраїв
Ваші публікації можуть вплинути на безпеку полоненого і на вашу власну. Є задокументовані випадки, коли публікація деталей служби або фото жетона допомагала стороннім особам видавати себе за "представників органів".
Чому не варто публікувати персональні дані та деталі служби
Публікація може допомогти стороннім "підтвердити" себе як "представника органів", створити підстави для маніпуляцій і нашкодити людині в полоні через розкриття зайвих відомостей. Все, що не потрібно для офіційного звернення, краще не виносити в публічний простір.
Типові схеми маніпуляцій: "включимо у списки на обмін", "підтвердимо статус", "оформимо Starlink" за гроші
Ознаки шахрайства:
Як перевіряти "посередників"
Перевірка нескладна: звіряйте телефони і сайти тільки з офіційними ресурсами, не переходьте за "дзеркалами" сайтів, не давайте коди підтвердження і не передавайте доступи.
Офіційні рекомендації: Кіберполіція України
Базова цифрова гігієна
Увімкніть двофакторну автентифікацію в месенджерах і пошті. Змініть паролі на унікальні.
Не відкривайте вкладення або посилання від невідомих осіб. Не надсилайте фото паспорта або IBAN у незахищені чати.
Права родини та звернення від імені близьких
Звернення від імені родичів можливе, але офіційний орган має розуміти, хто ви і чому маєте право представляти інтерес. Мінімальна вимога - підтвердити, що ви не стороння особа.
Хто має право подавати звернення
Найчастіше звертаються дружина або чоловік, батьки, повнолітні діти. Підтвердження - документи про родинний зв'язок: свідоцтво про шлюб, про народження тощо.
Якщо звернення подає інша особа (сестра, брат), може знадобитися додаткове обґрунтування або документ про представництво. У складних випадках - закріпіть повноваження письмово (довіреність або документ опіки).
Якщо документів немає або немає доступу до них
Не зупиняйтесь: подайте первинні дані, які маєте; вкажіть, які документи відсутні і чому; паралельно відновлюйте мінімум (дублікат свідоцтва, витяг тощо).
З практики: органи охочіше рухають звернення, коли бачать, що родина послідовно добирає документи і доповнює їх офіційно, а не "зникає" на місяці.
Як формулювати запит через чат-бот або письмове звернення
Формула одна: хто зник або потрапив у полон → що ви просите (зареєструвати, внести, перевірити, пояснити, що ще потрібно) → які докази додаєте → ваш контакт і статус родича.
Уникайте оцінок. Пишіть фактами.
Як написати листа полоненому
Якщо полон підтверджено МКЧХ, родина має право передати листа через НІБ. Правила суворі: нейтральний зміст без будь-якого згадування військових деталей, лише розповідь про сімейні новини. Листи проходять перевірку - недотримання формату може заблокувати відправлення.
Посилання розміщене на офіційному сайті органу, є верифікація або послідовна історія дописів, телефони і сайти збігаються з офіційними.
Чат-боти підходять для первинного звернення (якщо гаряча лінія перевантажена), уточнення переліку даних, отримання інструкції. Але важливі докази - відео, свідчення, метадані - дублюйте через офіційні форми або кабінет, щоб мати номер звернення і стабільний слід.
Часті питання
Що робити, якщо статус у НІБ не змінюється тривалий час
Додайте оновлення даних лише тоді, коли з'явилось щось нове: свідок, відео, номер телефону, уточнена дата або локація. Якщо нового немає - уточніть, чи коректні дані у первинному зверненні і чи потрібні додаткові ідентифікатори (фото, прикмети).
Як отримати витяг з реєстру НІБ і що перевірити в документі
Запитуйте офіційну відповідь письмово з реквізитами вашого звернення. Перевіряйте правильність ПІБ і дати народження, дату реєстрації, відповідність опису обставин. Якщо є помилка - одразу подайте уточнення.
Чи впливає публічність на швидкість обміну або пошуку
Публічність може допомогти знайти свідка, але водночас створює ризики шахрайства і безпеки для самого полоненого. Рішення приймайте після консультації з тими, хто супроводжує кейс, і з урахуванням реальних ризиків.
Як передати листа або речі полоненому і чому "приватні передачі" небезпечні
Офіційні канали залежать від наявності підтвердження місця утримання. Приватні передачі небезпечні: вас можуть ошукати, змусити передати дані або предмети стороннім особам, або втягнути в протиправні дії під виглядом допомоги.
На якій підставі діє Комісія з питань встановлення факту позбавлення особистої свободи
Комісія діє на підставі Постанови КМУ від 15.11.2022 №1281. Вона встановлює факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії, і саме на підставі її рішення родини можуть отримати державну підтримку та соціальну допомогу.
Куди подавати заяву на виплату грошового забезпечення
Заяву подають на ім'я командира військової частини (Постанова КМУ №884 від 30.11.2016). Рішення про виплату або відмову - протягом 15 календарних днів.
Яка гаряча лінія НІБ і як зв'язатися з-за кордону
Гаряча лінія НІБ - 1648 (цілодобово). Для дзвінків з-за кордону: +38 (044) 287-81-65. Також: email info@nib.gov.ua або онлайн-форма на nib.gov.ua.